Nooit meer iets vergeten, het hele team op de hoogte van de activiteiten. Tijd voor opdrachten tussendoor en toch alle doelstellingen realiseren. Agile Kanban is een goede oplossing voor een marketingafdeling.
Wat is KanBan?
Kanban geef inzicht in taken en processen en de voortgang hiervan in een (digitaal) overzichtsbord. In het kort: het marketingteam creëert taken en subtaken en zet deze op een backlog (een to do lijstje waar nog niet aan gewerkt wordt). Tijdens het wekelijks overleg wordt de taak besproken.
Als de taak uit meerdere subtaken bestaat en je eigenlijk spreekt over een proces, worden alle subtaken ook in de hoofdtaak geplaatst. Op deze manier worden grote taken werkbare kleine taken en is het voor iedereen die inzicht heeft in het Kanban bord duidelijk in welke status een taak zich bevindt. De subtaken kunnen afhankelijk van de prioriteit direct worden ingepland.
Verschil met Agile Scrum?
Het belangrijkste verschil is de doorlooptijd van een taak en dus de grootte van de taak. Bovendien heeft het te maken met de samenstelling van het team. Ben je 6-8 weken bezig met je taken of heb je meerdere kleine taken? Het ontwikkelen van een catalogus kan prima via Agile Scrum, maar alle operationele (voornamelijk marketing communicatie) acties, zoals SM posts, nieuwsberichten, nieuwsbrieven, etc. zijn kleine korte taken die snel worden afgehandeld. Daar hebben ze ook iets nieuws voor uitgevonden Scrumban. Enerzijds langlopende projecten anderzijds dagelijkse operationele en adhoc taken.
Met betrekking tot de samenstelling van het team. Agile Scrum is een geweldige oplossing voor multidisciplinaire teams, Kanban past daarentegen perfect voor monodisciplinaire teams.
Klaar! Stimuleert samenwerking
Prettig om de week te beginnen met alle taken die zijn afgerond. De collega’s vertellen per taak wat de aanpak is geweest en wat hun ervaring daarbij is geweest. Op ons Kanban bord zorgen sommige afgeronde taken voor uitgebreid verslag en inzicht in het afgeronde project. In andere gevallen wordt slechts opgemerkt dat een ‘routinetaak’ is uitgevoerd. Het kan ook zijn dat na de oplevering van een project een volgend project van start gaat.
Wacht op antwoord
Vervolgens gaan we naar de taken die “wachten op antwoord”. Deze kolom hebben we geïntroduceerd omdat taken in deze kolom wachten op een actie van een andere afdeling of externe partij. Als taken hier te lang blijven staan en alles is eraan gedaan om de deze taak weer in beweging te krijgen, wordt die ‘geëscaleerd.’ Als teamleider ga ik in gesprek met andere afdeling of externe partijen om te vragen waarom een taak stagneert. Vaak heeft het met prioriteiten te maken van de andere afdeling en het gebrek aan inzicht in het belang van de taak. De lucht klaren door meer inzicht te geven is de sleutel tot succes.
Bezig
Hier komt Scrumban om de hoek. Sommige taken zijn niet in één week te realiseren. Die hebben een langere doorlooptijd, zonder dat ze ‘wachten op antwoord’ van andere afdelingen of externen. Dit zijn de taken die langer dan een week duren, waar je met enige regelmaat mee bezig bent. Het schrijven van een plan kan zo’n taak zijn. Het is wel fijn om tijdens de wekelijkse meeting met elkaar te sparren over de inhoud van zo’n taak. Je voortgang te laten zien en eventueel feedback te vragen.
Te Doen
Dit zijn de taken waaraan je die week gaat werken. Aan het begin van de week is deze lijst gevuld en in de loop van de week raakt deze lijst leeg. Tenminste dat is de bedoeling. Maar verplaatsen om het verplaatsen vind ik persoonlijk altijd heel vervelend. Dus laat het liever staan als je er niet aan toe bent gekomen, dan weten we ook dat de werkdruk te hoog was, of de gestelde prioriteiten niet juist. Dus reden om met elkaar te praten om te zorgen dat we dit kunnen verbeteren.
Backlog
Hierin staan alle taken die vanuit de marketingkalender, de marketingplannen, de contentstrategie, zijn ontstaan en natuurlijk waar de business ‘on daily basis’ om vraagt. Want in veel organisaties denkt men nog steeds dat marketing kan toveren en dat alles zó gefixt is. Kim Pot schreef een mooi verhaal over hoe het vaak bij marketing gaat. https://www.frankwatching.com/archive/2021/07/31/stop-marketing-verzoeken/
Met Scrumban komen de verzoeken natuurlijk nog steeds binnen, maar de prioriteiten voor de week zijn gesteld. Kortom ‘volgende week ben je de eerste’. Klinkt inflexibel, maar de ervaring leert dat de organisatie uiteindelijk ook gaan leren dat Marketing effectiever is als ze planmatig en gestructureerd en geconcentreerd kan werken aan zaken die bijdragen aan de gestelde doelstellingen.
Dat zijn lange meetings op maandagochtend…
Dat valt dus reuze mee. We delen successen, bespreken problemen en bepalen samen wat we gaan doen. We gaan niet inhoudelijk de diepte in. Dat doen we tijdens het werk. Tijdens het werk helpen we elkaar en zoeken collega’s met elkaar de diepte op. Het kan binnen 1 uur, maar we nemen ook de tijd de weekendverhalen!
Zo werken wij samen als een team en helpen we elkaar als een team!